Personuppgifter för lokaler

Vi behandlar personuppgifterna på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med gällande lagstiftning. I detta dokument informerar vi om hur personuppgifterna behandlas och vill därför att hyresgästen och eventuell kontaktperson/representant att läsa detta dokument noggrant.

Det är Hyresgästen som ansvarar för att denna information lämnas ut till samtliga individer vars personuppgifter kan komma att behandlas under hyresförhållandet.

Vad är personuppgifter?
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som individ, som till exempel ditt namn, personnummer, adress eller e-postadress etc.

Personuppgiftsansvarig
Vi är ansvariga för alla personuppgiftsbehandlingar som vi själva gör eller något annat företag gör på vårt uppdrag.

Vilka personuppgifter kan vi komma att behandla?

Inom ramen för hyresförhållandet är det främst personuppgifter rörande kontaktpersoner och eventuella hyresgäster (som är privatperson eller enskild firma). Det kan röra uppgifter såsom adress, personnummer, namn, kontaktinformation samt information om lokalen. Vi kan även göra en kreditprövning för att kontrollera att ekonomiska förutsättningar att betala hyra för lokalen finns.

Varför behöver vi behandla personuppgifterna?

• Vi gör det för att kunna:
  Fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Vilket bland annat inbegriper hyresaviseringar, hantering av betalningar och hyresförhandling.
• Utföra en god förvaltning och underhåll av lokalen, vilket bland annat kan innebära hantering av felanmälningar och genomförande av löpande underhållsinsatser. För detta behöver vi ha kommunikation med kontaktperson.
• Tillhandahålla våra tjänster och service till dig som hyresgäst samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Vi kan även skicka information och marknadsföring från andra företag som vi bedömer att du som hyresgäst kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Exempel på företag som kan komma på tal är t.ex. försäkringsbolag och elbolag. Det innebär att vi kan skicka denna information och marknadsföring till den/de kontaktpersoner som vi har kontaktuppgifter till.
• Tillvarata eventuella rättsliga anspråk. Det gör vi för att kunna följa upp så att lokalen används i enlighet med hyresavtalet samt tillämplig lagstiftning. Ett annat kan vara hantering av obetalda hyror.
• Göra kundundersökningar och ta fram statistik.

Vilka kan få ta del av personuppgifterna?
Vi kan lämna ut dina personuppgifter till annan part som då kallas för personuppgiftsbiträde. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i lokalen, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett Inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system.

Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

När raderas personuppgifter?
Personuppgifter rörande en kontaktperson sparas så länge personen i fråga är registrerad som kontaktperson. Uppdatering sker då hyresgästen meddelar ändring av kontaktperson och bifogar nya uppgifter.

Vår huvudregel är att personuppgifter raderas när de inte längre är relevanta, korrekta eller aktuella. Det innebär som regel att de sparas så länge hyresförhållandet kvarstår.

Undantag från detta är de fall vi får uppgifter om störningar i lokalen och ingen åtgärd vidtas, då kommer sådana uppgifter sparas i två år innan radering sker. Samma sak gäller om vi får kännedom att lokalen otillåtet överlåtits eller hyrts ut i andra hand. Uppgifter om hyresbetalningar sparas i 7 år utöver innevarande år, då det krävs enligt bokföringsregler.

När hyresförhållandet upphör raderas merparten av alla personuppgifter som finns sparat. Undantag som gör att uppgifter inte raderas kan vara kvarvarande rättsliga anspråk såsom obetalda hyror, vi kommer då spara de uppgifter som krävs för att driva anspråket. Dessa uppgifter, samt uppgifter som kan ha bidragit till att uppsägning skett, sparas i två år efter hyresförhållandet upphört.

Laglig Grund för behandling av personuppgifter
Den behandling vi gör är främst för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter enligt hyresavtalet med hyresgästen. Om hyresgästen är privatperson eller är en enskild firma sker behandlingen av personuppgifter med stöd av den rättsliga grunden fullgörande av avtal. Är hyresgästen en juridisk person är den rättsliga grunden berättigat intresse.

För att skicka information eller marknadsföring, genomförande av kundundersökningar eller tillhandahållandet av övriga tjänster åberopar vi den rättsliga grunden berättigat intresse.

Rättigheter enligt Dataskyddslagstiftningen
Individerna, vars personuppgifter behandlas i hyresförhållandet, har rätt att få information om vår behandling av deras personuppgifter genom att begära det av oss (registerutdrag). Rätten gäller också att få felaktiga uppgifter rättade, få personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet), få personuppgifter raderade samt rätten till begränsad behandling.

Individerna, vars personuppgifter behandlas i hyresförhållandet har, har också rätt att klaga på hur vi behandlar personuppgifterna till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan göras om det upplevs att vi inte behandlar personuppgifterna i enlighet med Dataskyddsförordningen.